Die kOOL-Module
kOOL ist modular aufgebaut, so dass Sie die Module einsetzen können, die Sie benötigen.
Die Module arbeiten wenn immer möglich zusammen, um Doppelspurigkeiten und Redundanzen zu vermeiden, wie folgende Beispiele zeigen:
- Ein Termin kann mehrere Reservationen auslösen, in der Dienstplanung verwendet werden, auf der Website erscheinen und im Export für das Pfarrblatt auftauchen.
- Eine Adresse steht für die Dienstplanung, als Rechnungskontakt oder Spender, sowie als Mitarbeiter und Kursteilnehmer zur Verfügung.
- Absenzen erfassen Sie pro Person. Im Termine- und Reservations-Kalender sowie in der Dienstplanung erscheinen diese zur besseren Planung.
Terminplanung / Agenda
Sie verwalten die komplette Jahresagenda zentral in kOOL und erfassen jeden Termin nur einmal. Mit der wiederholten Erfassung sind die Termine für ein ganzes Jahr innert kürzester Zeit geplant.
Ein Termin reserviert automatisch die nötigen Räume mit Vor- und Nachlaufzeiten, erscheint auf der Website (falls er öffentlich ist), steht automatisch in Ihrem Outlook-Kalender oder auf Ihrem Handy und wird für die Weitergabe an die Zeitung verwendet. Dies alles, obwohl Sie den Termin nur einmal pflegen müssen.
Sie wollen noch mehr? Auch den Gottesdienstablauf mit minutengenauer Planung und die Dienstplanung für Pfarrperson, Techniker, Musiker etc. können Sie direkt in kOOL vornehmen, mit der Dienstplanung.
- Darstellung als Kalender (Tag, Woche, Monat) und Liste
- Drag&Drop-Bearbeitung der Termine im Kalender
- Wiederholungen effizient erfassen: täglich, wöchentlich, monatlich, an Feiertagen, an manuellen Daten, während Schulferien ausschliessen, etc.
- Exporte als Excel, PDF, iCal, DOCX (Word)
- Absenzen der Mitarbeitenden verwalten, inkl. Import aus Outlook
- iCal-Abonnement und iCal-Import externer Kalender
- Strukturierung der Agenda in Termingruppen und Kalendern
- Freie Vergabe von Stichworten pro Termin zur einfachen Filterung und Gruppierung
- Automatische Erinnerungen X Tage oder Stunden vor/nach einem Anlass
- Automatische Info E-Mail für Terminänderungen
- Moderierte Erfassung von Terminen mit zentraler Freigabe
- Automatische Reservationen für Termine
- Ablauf minutengenau planen
Reservationssystem
Die Frage nach der Verfügbarkeit von Räumen, Fahrzeugen oder Material wird mit kOOL elegant gelöst. Sie können von überall her nachsehen, wann ein Objekt noch frei ist und es auch gleich reservieren. Mehrfachbelegungen und Reservations-Konflikte werden so gleich von Beginn weg verhindert.
Für die eigenen Anlässe werden die Räume gleich über die Jahresplanung gebucht. Externe Vermietungen erfassen Sie manuell zusätzlich. Lassen Sie diese am Eingang auf einem Infoscreen erscheinen und verrechnen sie die Belegungen anschliessend automatisch mit dem Rechnungs-Modul.
- Beliebige Objekte: Räume, Fahrzeuge, Technik, usw.
- Zusatzmaterial wie Beamer, Flipcharts oder Tische pro Raum dazubuchen
- Darstellung als Kalender, Liste und Ressourcen-Übersicht
- Komfortable Drag&Drop-Bearbeitung
- Exporte als Excel, PDF, iCal
- Automatische Verrechnung inkl. Preisberechnung (siehe Rechnungs-Modul)
- Manuelle Freigabe von Reservations-Anfragen (Moderation)
- Verknüpfte Objekte z.B. für Räume mit Trennwand
- Live-Belegung auf Infoscreen
- Öffentliches Suchformular für Buchungen
Dienstplanung
Die Durchführung eines Anlasses erfordert Mitarbeiter in vielen Bereichen: Technik, Begrüssung, Cafeteria, Kinderbetreuung, Musik usw. Dezentralisieren Sie die Einsatzplanung, so dass jedes Team seine eigenen Einsätze plant. Mit der Konsensus-Umfrage erfährt der Teamverantwortliche ähnlich wie mit Doodle, wer aus seinem Team wann Einsatz leisten kann - die Einteilung erfolgt dann mit einem Klick.
Sie erstellten bequem Einsatzpläne für einen einzelnen Anlass, eine Woche oder ein ganzes Jahr. Entweder nur für ein Team oder gleich für alle in der Übersicht. Zeigen Sie die Einteilungen ebenfalls auf der Website.
- Frei definierbare Dienste pro Termingruppe / Stichwort
- Dienstverantwortliche erfassen ihre Planung selbständig
- Verschiedene Exporte als Excel oder PDF
- Automatischer E-Mail Versand an Mitarbeitende
- iCal-Abo der eigenen Einteilungen, oder aller Anlässe
- Planung der Amtstage (Pfarrpersonen, Sigristen, etc.)
- Konsensus-Umfrage, um Präferenzen der Teammitglieder zu erfragen (ähnlich wie Doodle)
- Übersicht dank Einteilungsstatistiken
- Absenzen / Ferien erscheinen in Planungsübersicht
Adressverwaltung
Mitglieder, Freiwillige, externe Kontakte, Religionskinder und deren Eltern usw. Alle Adressen werden nur noch an einer Stelle verwaltet, statt sie in unterschiedlichen Excel-Listen nie aktuell zu haben.
Über die Gruppen organisieren Sie Ihre Adressen: KUW-Klassen, Mitarbeiter-Teams, Behördenmitglieder, Lagerteilnehmer usw. Über die flexiblen Filter erstellen Sie schnell Listen aller Mitglieder, der nächstjährigen Jubilaren, der neuen Erstklässler, aller Freiwilligen usw.
- Abbildung aller Haushalte: Verheiratet, getrennt, Konkubinat
- Adressierung als Einzelperson, Haushalt oder an die Eltern
- Flexibles Adressformular mit beliebigen Zusatzfeldern
- Filterung nach allen erfassten Angaben, Speicherung von Filtervorlagen
- Exporte: Excel, PDF, E-Mail, SMS, Telegram, Threema, CSV, Wordvorlagen
- Automatischer Adressabgleich mit Geres/Sedex, NEST, KiKartei, Abraxas
- Hierarchische Gruppenstruktur für effiziente Filterungen
- Zusatzinfos zu Gruppenzuweisungen in Datenfeldern
- E-Mail Versand an ganze Gruppen mit beliebig vielen Empfängern
- Zuweisungsverlauf und Statistiken pro Gruppe
- Informations-Sperre, separate Kontaktadresse
Rechnungen / Debitorenverwaltung
Erstellen Sie effizient Rechnungen mit Einzahlungsschein. Dank Referenznummern können die Zahlungen automatisch eingelesen und verbucht werden.
Automatische Rechnungen für Kursanmeldungen oder manuell erstellte Rechnungen z.B. für Mitgliederbeiträge. Verrechnen Sie ebenfalls Vermietungen aus dem Reservations-Modul mit automatischer Preisberechnung gemäss Mietdauer und allfälligen Rabattstufen.
- Automatische Rechnungen für Gruppen-Mitglieder
- Verrechnung von Reservationen (Vermietungen) mit automatischer Preisberechnung
- Rabattstufen für Mitglieder, Jugendliche, Frühbucher etc.
- Einfacher Versand per Post (PDF-Ausdruck) und E-Mail
- Ausführliche Statistiken für Buchhaltung und MWST
- MWST und verschiedene Währungen
- Erlauben Sie Anzahlungen mit separatem Einzahlungsschein
- Einlesen der Zahlungen von Bank (EBICS) und Postfinance (MFTPF)
- Mahnwesen per Post oder E-Mail
- Wiederkehrende Rechnungen für Abonnente
Formulare
Lassen Sie ihre Besucher die Anmeldungen online ausfüllen. Diese gelangen automatisch als Gruppenzuweisung in die Adressverwaltung. Doppelte Adressen werden vermieden, dafür übernehmen Sie neue Angaben wie E-Mail oder Natel sofort in die Datenbank. Nachträgliche manuelle Mutationen sind jederzeit möglich.
Anmeldungen für Lager, Kinderwochen, Kurse/Seminare, Mitarbeiteressen, Newsletter, Religionsunterricht usw.
Mit dem Rechnungsmodul erstellen Sie für jede Anmeldung eine individuelle Rechnung mit automatischer Preisberechnung.
- Einfaches Erstellen mit Drag&Drop
- Bezeichnung und Pflichtfelder frei wählbar
- Teilnehmerbeschränkung mit optionaler Warteliste
- AGBs und Bedingungen
- Inkl. Verrechnung via E-Rechnung oder Online-Zahlung (TWINT, Kreditkarten)
- Gruppen-Datenfelder für Zusatzangaben wie Menüwahl, Übernachtung etc.
- Automatischer E-Mail Versand nach Anmeldung
- Vermeidung doppelter Adressen durch Moderation oder Adressbereinigung
- Eigenständiges Formular oder integriert in Website
Präsenzlisten
Erfassen Sie pro Person pro Datum eine Präsenz: Entweder nur anwesend/abwesend oder genauer mit Begründung (krank, abgemeldet, etc.). Erfassung von geleisteter Arbeit pro Tag ist ebenfalls möglich.
Auswertungen nach Einträgen pro Monat, Jahr, Schuljahr und weiteren Zeiträumen geben Ihnen einen schnellen Überblick.
Die Präsenzen selber erfassen Sie direkt im kOOL, manuell auf einem automatischen Ausdruck oder elektronisch mit Ihrem Tablet / Smartphone vor Ort mittels Checkin. Ein selbständiges Checkin z.B. für Kinderbetreuung inkl. Ausdruck von Namensetiketten ist ebenfalls möglich.
- Verschiedene Erfassungsmodus: Ja/Nein, nach Typen, Bemerkungen
- Automatischer Export als PDF für Ausdruck
- Statistiken nach beliebigen Zeiträumen
- Betreuter Checkin vor Ort mittels QR-Code-Scan oder mittels Klick auf Tablet
- Selbständiges Checkin inkl. Etiketten-Ausdruck
Spenden
Das Spenden-Modul unterstützt Sie bei der Verwaltung von Spenden vom Versand von Einzahlungsscheinen über das Einlesen der Zahlungseingänge bis zur Verdankung Ende Jahr.
Mit Spendenbriefen erhält jeder potenzielle Spender einen persönlichen Einzahlungsschein. Diese Zahlungen können über EBICS / FDS vollautomatisch eingelesen und verarbeitet werden. Spontanspenden über Ihre IBAN oder unpersönliche Einzahlungsscheine werden moderiert eingelesen. Dabei macht kOOL intelligente Vorschläge, damit Sie den Spender und den Spendenzweck möglichst einfach finden.
Ende Jahr erstellen Sie auf Knopfdruck eine Excel-Datei für einen Serienbrief für die Spendenbestätigung. Weitere statistische Auswertungen sind auch unter dem Jahr möglich, damit die Schnittstelle zur Buchhaltung mit möglichst wenig Aufwand erfolgt.
- Spenden in Konten und Kostenstellen verwalten
- Filterung nach Betrag, Datum, etc.
- Exporte für Jahresverdankung, Jahresübersichten, Rekapitualation für Buchhaltung
- Online-Formular mit QR-EZS oder Online-Zahlungsmitteln (TWINT, Kreditkarten)
- Automatisches Einlesen von Spenden über MFTPF (Postfinance) und EBICS (camt.053 und camt.054)
- Spendenbriefe mit Einzahlungsscheinen mit persönlichen Referenznummern
- Statistiken pro Versand: Anzahl Spenden, Totalbetrag, Neuspender etc.
Rodel / Register / Taufbücher
Führen Sie die Register zu Taufe, Konfirmation, Trauung und Abdankung bequem im kOOL. Für Ihre Mitglieder erfassen Sie nur alle zusätzlichen Infos, die Stammdaten werden automatisch übernommen.
Ende Jahr erstellen Sie die Bücher-Einträge im Layout der richtigen Bücher mit einem Klick, inkl. aktualisiertem Index mit Namen und Seitenzahlen.
- Für alle Typen: Taufe, Konfirmation, Trauung, Abdankung
- Zusätzlicher Typ Einsegnung bei Bedarf
- Feine Berechtigungsvergabe
- Export als druckfertiges PDF
- Fertige Layouts für Kantone BE und ZH