Raumvermietung im Handumdrehen
Behalten Sie stets die Übersicht und erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit
Mit kOOL verwalten Sie alle Ihre Räume und sonstigen Mietobjekte komfortabel und effizient. Der grosse Funktionsumfang lässt sich mit vielen Optionen so einstellen, dass sich kOOL Ihren Abläufen anpasst - und nicht umgekehrt.
Mietanfrage
- Publizieren Sie die aktuelle Belegung Ihrer Räume auf der Website oder im öffentlichen Bereich von kOOL
- Komfortable Suche nach dem richtigen Raum nach verschiedenen Kriterien: Datumsbereich, ÖV-Anbindung, Anzahl Plätze etc.
- Externe Benutzer sehen nur, was Sie ihnen freischalten
- Anfragen für Raumbelegungen können direkt gemacht werden, mit frei wählbaren Pflichtfeldern und kompletter Rechnungsadresse
- Erstellen Sie Logins für regelmässige Benutzer für eine einfachere Erfassung
Erfassung / Bewilligung
- Neue Anfragen bestätigen Sie mit einem Klick - oder lehnen sie ab
- Vor der Bewilligung können Sie beliebige Änderungen vornehmen
- Senden Sie dem Kunden ein automatisches E-Mail als Bestätigung. Mit vorgefertigten Textblöcken geht das mit wenigen Klicks
- Sie können zusätzliche Angaben zur Einrichtung, Schlüsselübergabe, Reinigung etc. erfassen, die der Kunde nicht selber wählen kann
Zusatzmaterial / Resourcen
Stellen Sie Ihren Mietern zusätzliches, mobiles Material zur Verfügung, wie z.B. Flipcharts, Beamer, Tische, Kaffeemaschine, Klavier. Sie beschränken, welches Material in welchen Räumen verfügbar ist. Sie bestimmen die verfügbare Anzahl, so dass keine Überbuchung möglich ist. Das gewählte Material kann zusätzlich zu den Räumen verrechnet werden.
Auftragsbestätigung / Vertrag
Mit einem Klick erstellen Sie einen Mietvertrag, der alle Positionen auflistet, die je nach gewählten Optionen und Mietdauer automatisch berechnet werden. Bei Bedarf erfassen Sie problemlos zusätzlichen Aufwand für vorgesehene Reinigung oder Rabatte (als Betrag oder in Prozent) bereits für den Vertrag - oder erst nach der Vermietung.
Verrechnung
Rechnungsstellung
- Die Vermietungen werden automatisch in Rechnungen umgewandelt
- Die Preise richten sich nach dem Raum, der Mietdauer, dem Mieter (Rabattstufen möglich) und den gewählten Zusatzoptionen (Material, Rabatt, Einrichtung, etc.)
- Sie können alle Positionen jederzeit manuell anpassen
- Wählen Sie zwischen Rechnungsstellung mit Einzahlungsschein oder Barzahlung. Letztere erstellt einen Beleg zur Unterschrift bei der Bezahlung.
Administration
- Regelmässiger Versand der offenen Rechnung per Knopfdruck
- Manuelle Korrekturen oder Stornierungen jederzeit möglich
- Vollautomatische Verarbeitung der Zahlungseingänge über EBICS (Bank) oder MFTPF (Postfinance)
- Mahnungen per E-Mail oder Post versenden
- Statistiken über verschickte und bezahlte Rechnungen
Statistiken
Mit den stets aktuellen Statistiken sehen Sie jederzeit, welche Räume wie oft belegt sind. Übersicht pro Monat und Jahr zeigen die Belegungen in Tagen und Stunden. Weitere Auswertungen sind jederzeit möglich durch individuelle Excel-Exporte.
Infoscreen
Auf dem Infoscreen erscheinen die aktuellen Belegungen der nächsten Tage automatisch. Zur Anzeige benötigen Sie lediglich einen TV-Screen mit integriertem Browser (Smart-TV), der eine Website öffnet. Diese lädt sich automatisch alle paar Minuten neu, und zeigt so immer die aktuelle Belegung.
Alternativ können Sie Belegungspläne als PDF-Exporte erstellen und aufhängen.
Beispiele
Rüstzettel für den Hauswart
Der Hauswart kann für die kommenden Tage per Knopfdruck einen Rüstzettel erstellen und ausdrucken. Dieser enthält alle Belegungen für einen Raum oder ein ganzes Gebäude mit allen nötigen Infos zum Start, der Einrichtung, der Schlüsselübergabe etc.