Kursverwaltung

Kursverwaltung von A-Z

Sie planen Ihren Anlass, kOOL übernimmt die administrativen Aufgaben.

Ein typischer Ablauf besteht aus folgenden Elementen. Mit der modularen und flexiblen Struktur passen wir den administrativen Ablauf Ihren Bedürfnissen an.

Verwaltung

Alle Angaben rund um Ihren Anlass sind im kOOL als Termin erfasst:

  • Datum, Zeit, Ort
  • Titel, Beschreibung
  • Zusatzinfos wie Flyer, Bilder, Preis, Kursleitung
  • Bei mehrtägigen Kursen erfassen Sie die Details pro Tag

Website

Auf der Website erscheinen die Kurse automatisch als Übersicht mit separater oder aufklappbarer Detailansicht.

Sämtliche erfassten Angaben können auf der Website angezeigt werden. Erweiterte Infos wie eine GoogleMap oder Links für iCal-Abos sind möglich.

Ausgabe möglich auf TYPO3-Websites und in allen anderen Systemen.

  • Bei jedem Kurs aktivieren Sie die Anmeldung mit einem einzigen Klick
  • Definieren Sie eine maximale Anzahl Teilnehmer
  • Anmeldeschluss pro Kurs, manuell oder automatisch X Tage vor Anlass
  • Zusatzangaben individuell pro Kurs: Menüauswahl, Unterkunft, etc.
  • Formular- und Pflichtfelder (Name, Adresse, E-Mail, Geburtsdatum, etc) definieren Sie einmalig
  • Für jede Anmeldung können Sie ein Bestätigungs E-Mail an den Besucher schicken
  • Zusatzoptionen: Double-OptIn, AGBs, Wartelisten

Neue Anmeldungen können sofort als neue Adressen gespeichert werden, die Sie später nachbearbeiten, um Dubletten zu vermeiden. kOOL schlägt Ihnen dabei mögliche Dubletten vor, die Sie mit einem Klick zusammenlegen können, ohne Daten zu verlieren.

Alternativ moderieren Sie jede Anmeldung mit einem Klick, um die Kontrolle von Anfang an zu haben. Die Anmeldungen können dabei bestehenden Adressen zugewiesen werden, wo möglich.

Manuelle Mutationen für An- oder Abmeldungen sind jederzeit einfach möglich.

  • Mit einem Klick zeigen Sie die aktuell angemeldeten Teilnehmenden an
  • Listen mit allen Zusatzangaben können als Excel-Datei exportiert werden
  • Weitere Exportmöglichkeiten sind E-Mail-Versand, SMS, Telegram, Threema und PDF-Listen

Rechnung generieren

  • Jede bewilligte Anmeldung erhält automatisch eine Rechnung
  • Rechnungspositionen werden gemäss Anmeldung individuell aufgeführt
  • Individuelle Preise möglich, z.B. Altersrabatt, Frühbucherrabatt, Mitgliederrabatt
  • Automatischer Versand per E-Mail mit Rechnung im Anhang, oder als PDF-Ausdruck per Post
  • Anzahlung mit zwei Einzahlungsscheinen möglich
  • Optional zu Rechnungen sind online-Zahlungen möglich (Voraussetzung ist ein Zahlungsanbieter wie Postfinance oder Datatrans)

Administration

  • Regelmässiger Versand der offenen Rechnung per Knopfdruck
  • Manuelle Korrekturen oder Stornierungen jederzeit möglich
  • Vollautomatische Verarbeitung der Zahlungseingänge über EBICS (Bank) oder MFTPF (Postfinance)
  • Mahnungen per E-Mail oder Post versenden
  • Statistiken über verschickte und bezahlte Rechnungen

Vor oder nach einem Anlass können automatische Reminder an alle Teilnehmer verschickt werden. Dazu erstellen Sie die E-Mail Vorlage mit Platzhaltern pro Kurs, so dass jeder Teilnehmer Tage vor dem Anlass an Zeiten erinnert wird und nochmals nachlesen kann, was er mitbringen muss.

Am Anlass selber können Sie mit einem Smartphone oder Tablet den QR-Code jedes Teilnehmers scannen. Bei gültiger Anmeldung erscheint der Screen in grün sonst in rot.

Ein Selbstbedienungs-Checkin ist ebenfalls möglich, indem die Besucher am Eingang den eigenen Namen suchen und sich selber einchecken. Der Ausdruck eines Namensschildes nach dem Checkin ist möglich.

Das Checkin wird im kOOL gespeichert, so dass Sie sehen, wer teilgenommen hat und wer nicht.

Einige Tage nach dem Anlass wird automatisch ein E-Mail an alle Teilnehmer verschickt. Mit einem persönlichen Link gelangen sie auf eine Umfrage, die sie online ausfüllen können. Die Umfrage definieren Sie vorgängig aus MultipleChoice-, Skala- oder Freitext-Fragen. Separate Umfragen pro Kurs sind möglich.

Auswertung der Antworten pro Kurs oder über alle Kurse hinweg.