Administration für Kirchgemeinden
Wir kennen die Bedürfnisse von Kirchgemeinden aus erster Hand
Durch genaues Zuhören seit über 20 Jahren wissen wir um die meisten Herausforderungen im Alltag der Administration - und haben dafür effiziente Lösungen programmiert. Profitieren Sie davon!
Gottesdienstplanung
Jahresplanung
- Planen Sie das ganze Kirchenjahr mit öffentlichen Veranstaltungen und internen Terminen in einem System.
- Buchen Sie die benötigten Räume direkt mit
- Terminvorlagen und flexible Wiederholungen minimieren den Aufwand der Erfassung. Unterbrechen Sie z.B. die Wiederholung automatisch während der Schulferien.
- Schulferien, Feiertage und der liturgische Kalender stehen automatisch und stets aktuell zur Verfügung. Mit einem Klick ein- oder ausgeblendet.
Gottesdienstplan
- Planen Sie alle Einteilungen der Pfarrpersonen, Organisten, Ministranten, Kaffeeteam etc. zentral in kOOL
- Planen Sie eine Woche, einen Monat oder auch das ganze Jahr in einer Übersicht
- Bringen Sie die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeitenden vor der Einteilung durch Konsensus-Umfragen in Erfahrung (noch einfacher zu bedienen als eine Doodle-Umfrage)
- Eine Vielzahl an Exporten ermöglichen alle Arten von Übersichten: Übersichtsblatt pro Anlass, Mitarbeiter-Übersicht für einen einzelnen Dienst, Monatsplan mit allen Details, etc.
- Die Amtstage der Pfarrpersonen tragen Sie tage- oder wochenweise ein. Im Kalender erscheinen sie direkt neben den Anlässen in eigener Farbe
- Absenzen der Mitarbeitenden erscheinen direkt bei der Einteilung
Mitgliederverwaltung
- Verwalten Sie Ihre Mitglieder und alle anderen Adressen zentral in kOOL.
- Mit Filtern, die sich beliebig kombinieren lassen, erstellen Sie die gewünschten Listen mit wenigen Klicks.
- Speichern Sie die Filter als Vorlagen, sind sie beim nächsten Mal nur ein Klick entfernt.
- Gefilterte Listen exportieren Sie als Excel (für Serienbriefe), PDF-Dateien (zum Ausdruck) oder druckfertige Adressetiketten.
- Oder Sie senden E-Mails, SMS, Threema-, oder Telegram-Mitteilungen direkt aus kOOL.
- Gruppieren Sie Ihre Adressen in hierarchischen Gruppen, um interne Teams oder Teilnehmer eines Kurses zu verwalten.
- Die automatischen Zuweisungsverläufe erleichtern Einladungen zu Mitarbeiteressen oder das Finden von Dienstjubiläen.
Automatische aktuelle Adressen, z.B. mit Geres
Mutationen
Sofern Ihr Kanton oder Ihre Einwohnerkontrolle(n) eine elektronische Schnittstelle anbieten, kann kOOL die Adressmutationen meist automatisch von dort abrufen und direkt übernehmen. Damit haben Sie tagesaktuelle Adressdaten all Ihrer Mitglieder.
Zusätzliche Angaben wie E-Mail, Mobilnummer, Gruppenzuweisungen und kirchliche Daten wie Taufdatum, Konfirmation/Firmung etc. erfassen Sie manuell.
Adresssysteme
Aktuell kann kOOL die Adressmutation aus verschiedenen Systemen importieren:
- Geres (z.B. Kantone BE, SZ)
- KiKartei (z.B. Kantone ZH, AG)
- NEST
- Abraxas
Rodel / Register / Taufbücher
Die kirchlichen Bücher zur Erfassung der Taufe, Konfirmation, Eheschliessung und Bestattung können Sie elektronisch in kOOL führen. Alle bereits erfassten Angaben wie Geburtsdatum, Heimatort oder Ehepartner werden automatisch übernommen. Und Ende Jahr erstellen Sie die druckfertigen Bucheinträge inkl. Seitenindex mit einem Klick.
Wahlkurse / Religionsunterricht
- Weisen Sie Ihre SchülerInnen pro Schuljahr den entsprechenden Klassen und Gruppen zu
- Der Schuljahreswechsel ist in 5 Minuten erledigt
- Schreiben Sie die Kinder selber per E-Mail oder SMS/Threema an. Oder bei den Jüngeren adressieren Sie die Eltern oder Erziehungsberechtigten direkt aus kOOL
- Anmeldungen für Erstklässler landen mit den kOOL-Formularen direkt in der richtigen Klassen-Gruppe
- Bieten Sie den SchülerInnen eine passwortgeschützte Plattform, auf der sie ihre Punkte einsehen und sich für die nächsten Wahlkurse anmelden können - inkl. Anmeldeschluss und -start und Platzbeschränkungen.
- Der automatische Reminder sender den TeilnehmerInnen X Tage vor dem Kurs eine Erinnerung - optional auch den LeiterInnen.
Pfarrkreise
- Jede Adresse kann automatisch dem richtigen Pfarrkreis zugewiesen werden.
- Sie definieren einmalig, welche PLZ oder Strasse zu welchem Pfarrkreis gehört - kOOL übernimmt den Rest.
- Verfeinerung bis auf Ebene Hausnummer ist möglich, wo die Grenzen entlang oder quer über eine Strasse laufen.
- Filterungen nach Pfarrkreis sind dann mit einem Klick gemacht.
Heizungs-, Glocken- und Türsteuerung
Steuerung durch kOOL
- Die erfassten Belegungen Ihrer Räume dienen als Basis für die Gebäudesteuerung.
- Weisen Sie dem Termin im kOOL den richtigen Typ zu und schon erfolgt die Steuerung der Heizung, der Glocken oder die Türschliessung automatisch.
- Je nach System steuern Sie auch Details wie die Heizungsstufe
Systeme
kOOL bietet aktuell Schnittstellen für folgende Systeme:
- sacralis von muribaer
- inteos
- syneos
Pfarrblatt / reformiert.
- Neue Mitglieder werden automatisch als Abonnenten aufgenommen.
- Abmeldungen mutieren Sie manuell (oder über Formulare auf der Website)
- Zusätzliche (externe) Empfänger fügen Sie jederzeit hinzu.
- Für mehrere Systeme bietet kOOL direkte Exporte zur Druckerei, so dass die Adressen automatisch oder per Knopfdruck übermittelt werden.
- Die Termine der nächsten zwei Wochen werden in kOOL automatisch aufbereitet, so dass diese mittels Copy&Paste übernommen werden können, z.B. als Word-Export oder über direkte Schnittstellen.