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kOOL ist modular aufgebaut, so dass die einzelnen Module losgelöst von einander eingesetzt werden können. Beim Einsatz mehrere Module gibt es viele Schnittstellen, über welche die Module zusammenarbeiten und damit Ihre Arbeit erleichtern. Einige Beispiele dieser inter-modularen Funktionalitäten:
Sie erfassen sämtliche Veranstaltungen und Termine Ihrer Kirche nur ein einziges Mal und profitieren danach in vielfältiger Weise davon: Als Kalender oder Liste auf Ihrer Webseite, als Monatskalender ausgedruckt, als Zeitungsinserat, für Ihr Veranstaltungsblatt uvm.
kOOL verwendet die einmal erfassten Termine auch gleich für Reservationen und Diensteinteilungen. Sie können die Daten ein Jahr oder länger im Voraus erfassen. Durch die zentrale Verwaltung aller Termine im kOOL vermindern Sie die Fehleranfälligkeit und Ihren Aufwand und vermeiden Doppelspurigkeiten.
Die Frage nach der Verfügbarkeit von Räumen, Fahrzeugen oder Material wird mit kOOL elegant gelöst. Sie können von überall her nachsehen, wann ein Objekt noch frei ist und es auch gleich reservieren. Mehrfachbelegungen und Reservations-Konflikte werden so gleich von Beginn weg eliminiert.
Die Berechtigungen zum Betrachten oder zum Neuerfassen von Reservationen können für die einzelnen Objekte sehr fein verteilt werden, damit alle nur die für sie relevanten Informationen erhalten.
kOOL verwaltet für Sie sämtliche relevanten Daten Ihrer Mitglieder zentral in einer Datenbank. Dazu gehören Adresse, besuchte Kurse, Kleingruppe, Dienste, Familienzugehörigkeit usw.
Mittels einfacher Bedienelemente definieren Sie selber einfache oder komplexe Filter und speichern sie für einen späteren Gebrauch. Sämtliche Personendaten können als Excel- oder PDF-Datei, E-Mail, SMS und für Etikettendruck exportiert werden.
Taufe - Konfirmation/Firmung - Trauung - Bestattung
Wenn Sie Ihre Mitglieder bereits in kOOL verwalten, können Sie die Registereinträge ebenfalls gleich erfassen und Ende Jahr auf Knopfdruck die Register-Auszüge inkl. Seitenindex ausdrucken. So profitieren Sie von der Effizienz der elektronischen Registerführung ohne auf die Ausdrücke für die "Bücher" verzichten zu müssen.
Das Gruppen E-Mail Modul bietet den komfortablen und einfachen Versand von E-Mails an mehrere Empfänger. Die Mitglieder einer Gruppe oder Kleingruppe aus kOOL oder auch die Adressen in "Meine Liste" können direkt über E-Mail Adressen nach dem Muster XY@kool.gemeinde.ch addressiert werden.
Ein E-Mail, das an eine solche Adresse geschickt wird, wird von kOOL verarbeitet und an alle zu diesem Zeitpunkt dieser Gruppe zugewiesenen Adressen verschickt. Der Versand der E-Mails erfolgt ganz einfach über Ihr Mailprogramm. Sie erhalten ein Bestätigungs E-Mail, damit Missbrauch und Versehen ausgeschlossen werden.
Lobpreisteam, Beamerdienst, Kaffeeteam, Kinderdienst-Mitarbeiter, Parkdienst, Leitung, Kollekte, Predigt...
Ein Anlass wird von vielen Diensten und ihren MitarbeiterInnen geprägt. Damit die Einteilung reibungslos klappt, können die DienstleiterInnen ihre Einteilungen selber vornehmen. kOOL fügt aus den einzelnen Eingaben den Einsatzplan zusammen. Regelämssig erhält jede/r MitarbeiterIn einen persönlichen Dienstplan, aus welchem alle Einteilungen ersichtlich sind.
Vor der Einteilung kann der Dienstleiter seinen Mitarbeitern eine Konsensus-Umfrage schicken, bei der alle angeben können, an welchen Terminen für sie ein Einsatz möglich ist (ähnlich einer Doodle-Umfrage).
Sie organisieren einen Anlass, zu dem sich Personen über die Website anmelden können. Die Adressen inkl. Zusatzoptionen wie Essen, Übernachtungen etc. sind in der Adressverwaltung gespeichert.
Mit dem Rechnungsmodul erstellen Sie vollautomatisch persönliche Rechnungen für alle TeilnehmerInnen. Ein Einzahlungsschein wird automatisch mitgedruckt und wenn Sie mit orangen arbeiten, werden die Zahlungseingänge vollautomatisch in kOOL verbucht.
Weiter können Sie Spendenbriefe über kOOL verschicken. Die Einzahlungen mit orangen Einzahlungsscheinen werden vollautomatisch in kOOL eingelesen und dort als Spenden verbucht.
Das Rechnungs-Modul kann auch für die Fakturierung von Reservationen verwendet werden. Erfasste Reservationen werden dabei automatisch in Rechnungen umgewandelt und die Preise gemäss der Mietdauer und allfälligen Rabattstufen berechnet.
Für die Adressen, die in kOOL verwaltet werden, können Spenden erfasst werden. kOOL ist kein Ersatz für eine Buchhaltung, kann aber z.B. dazu verwendet werden, die einzelnen Spenden zu erfassen und monatlich eine Sammelbuchung in der Buchhaltung zu machen.
Ende Jahr können per Knopfdruck die nötigen Angaben exportiert werden, um Spendenverdankungen als Serienbrief zu erstellen.
Mit einer Präsenzliste kann die Anwesenheit von Personen festgehalten werden, z.B. eines Kleingruppen-Treffens, dem Kinderdienst oder einem Kurs. Eine Präsenzliste ist definiert durch eine Reihe Termine und eine Gruppe von Teilnehmern. Die Anwesenheit jeder Person an jedem Termin kann erfasst und später als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden. Es ist auch möglich, vorgängig eine leere Präsenzliste als PDF zu erstellen, um die Anwesenheiten manuell einzutragen.
Über kOOL verwalten Sie die Kommunikation mit Ihren Adressen. Das CRM-Modul hilft, diese pro Adresse zu erfassen und strukturiert zu verwalten.