Module für kOOL - das Kirchentool

kOOL ist modular aufgebaut, so dass die einzelnen Module losgelöst von einander eingesetzt werden können. Beim Einsatz mehrere Module gibt es viele Schnittstellen, über welche die Module zusammenarbeiten und damit Ihre Arbeit erleichtern. Einige Beispiele dieser inter-modularen Funktionalitäten:

  • Termine können mehrere Reservationen auslösen
  • Dienstpläne und Präsenzlisten verwenden die Termine aus dem Terminemodul und Personen aus der Adressverwaltung
  • Gruppen-Zugehörigkeiten können als Spalten in der Adressliste ausgegeben werden
  • Die Rechnungsstellung kann an Teilnehmer eines Anlasses oder für Reservationen erfolgen
  • u.v.m.

Adressverwaltung

Adressverwaltung

Adressliste mit Änderungsverlauf einer Adresse
Hierarchische Gruppenliste
Einstellungen für den Etiketten-Export
Mobile Ansicht der Adressen

kOOL verwaltet für Sie sämtliche relevanten Daten Ihrer Mitglieder zentral in einer Datenbank. Dazu gehören Adresse, besuchte Kurse, Kleingruppe, Dienste, Familienzugehörigkeit usw.

Mittels einfacher Bedienelemente definieren Sie selber einfache oder komplexe Filter und speichern sie für einen späteren Gebrauch. Sämtliche Personendaten können als Excel- oder PDF-Datei, E-Mail, SMS und für Etikettendruck exportiert werden.

Features

  • Typische Datenfelder für Kirchen, gleichzeitig aber individuell anpassbar
  • Personen in Familien und Haushalten zusammenfassen (Patchwork-Familien können abgebildet werden)
  • Sehr feine Verteilung von Zugriffsrechten für die einzelnen Benutzer (nach Zeilen und Spalten)
  • Gruppierung nach beliebigen Kriterien (siehe Gruppen-Modul)
  • Mächtige Filterungs-Funktionen
  • Filter in Filtervorlagen speichern (auch global für alle Benutzer)
  • Suchen und automatisches Zusammenlegen von doppelten Adressen
  • Umkreissuche nach PLZ (für Schweizer Adressen)
  • Sortieren nach allen Spalten (auch nach mehreren Spalten)
  • Verschiedene Ansichten lassen sich pro Benutzer als Vorlagen speichern
  • Export nach Excel, PDF, E-Mail, SMS, Etiketten, vCard, GoogleMaps, Word
  • Direkte Serienbrief-Generierung als PDF
  • Export als Einzelpersonen oder Familien/Haushalt
  • Kinderlisten-Export inkl. Adressdaten der Eltern
  • Automatische Versionierung aller Änderungen
  • Graphische Statistiken über gefilterte Adressen
  • Kleingruppen-Verwaltung
  • Geburtstagsliste
  • Daten aus Thunderbird/Outlook/Apple Mail abrufbar (LDAP, CardDAV)
  • Moderierte Adressänderungen
  • Mehrfach-Bearbeitung einer Spalte für mehrere Datensätze

Terminplanung / Agenda

Terminplanung / Agenda

Monatskalender mit Termin-Details
Neuen Termin erstellen inkl. Wiederholung
Terminliste mit Dienst-Spalte
PDF-Export: Jahreskalender
Neuen iCal-Import erstellen

Sie erfassen sämtliche Veranstaltungen und Termine Ihrer Kirche nur ein einziges Mal und profitieren danach in vielfältiger Weise davon: Als Kalender oder Liste auf Ihrer Webseite, als Monatskalender ausgedruckt, als Zeitungsinserat, für Ihr Veranstaltungsblatt uvm.

kOOL verwendet die einmal erfassten Termine auch gleich für Reservationen und Diensteinteilungen. Sie können die Daten ein Jahr oder länger im Voraus erfassen. Durch die zentrale Verwaltung aller Termine im kOOL vermindern Sie die Fehleranfälligkeit und Ihren Aufwand und vermeiden Doppelspurigkeiten.

Features

  • Termine wiederholt erfassen (täglich, wöchentlich, monatlich, Anzahl Wiederholungen)
  • Moderierte Terminerfassung durch Mitarbeiter
  • Verwaltung beliebiger Termingruppen, die in Kalendern zusammengefasst werden
  • Darstellung als Liste oder Kalender (Tag, Woche, Monat, Jahr)
  • Drag&Drop-Bearbeitung der Termine im Kalender
  • Filterung nach Gruppen und Zeitraum
  • Öffentliche Einsicht der Termine zeitlich begrenzen
  • Export nach Excel
  • Export als PDF-Kalender (Tages-, Wochen-, Monats-, Semester- und Jahresdarstellung)
  • Automatische Reservationen zu Anlässen
  • Darstellung auf Webseite als Monatskalender, Monatsliste, Liste von einzelnen Anlässen
  • Direkter Import in Outlook, iCal, Sunbird, usw. über iCal-Datei
  • Benachrichtungs-E-Mail an Gruppen-Mitglieder bei Terminänderungen
  • iCal-Abonnement einzelner Termingruppen für Ihre Kalender-Applikation
  • Darstellung von Google-Kalendern

Reservationssystem (Räume, Technik etc)

Reservationssystem (Räume, Technik etc)

Monatskalender
Neue Reservation erstellen
Wochenkalender mit Moderationsanfrage
List der zu moderierenden Anfragen

Die Frage nach der Verfügbarkeit von Räumen, Fahrzeugen oder Material wird mit kOOL elegant gelöst. Sie können von überall her nachsehen, wann ein Objekt noch frei ist und es auch gleich reservieren. Mehrfachbelegungen und Reservations-Konflikte werden so gleich von Beginn weg eliminiert.

Die Berechtigungen zum Betrachten oder zum Neuerfassen von Reservationen können für die einzelnen Objekte sehr fein verteilt werden, damit alle nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

Features

  • Beliebige Reservations-Objekte (Räume, Beamer, Fahrzeuge, usw.)
  • Verknüpfte Reservations-Objekte
  • Zusammenfassung zu Reservations-Gruppen
  • Ansicht als Liste oder Kalender (Tag, Woche, Monat, Jahr)
  • Drag&Drop-Bearbeitung der Reservationen im Kalender
  • Export als PDF-Kalender (Tages-, Wochen-, Monats-, Semester- und Jahreskalender)
  • Beliebige Filterung nach Objekten und Zeitraum
  • Moderierte Reservationen
  • Wiederholte Reservationen erfassen (täglich, wöchentlich, monatlich, Anzahl Wiederholungen)
  • Mehrtägige Reservationen
  • Reservationen zu Terminen kombiniert darstellen
  • Direkter Import in Outlook, iCal, Sunbird, usw. über iCal-Datei

Dienstplanung

Dienstplanung

Mitarbeiter in Dienste einteilen
Dienstplan versenden
Neuen Dienst erstellen
Konsensus: Doodle-ähnliche Umfrage für Dienstmitarbeiter

Lobpreisteam, Beamerdienst, Kaffeeteam, Kinderdienst-Mitarbeiter, Parkdienst, Leitung, Kollekte, Predigt...

Ein Anlass wird von vielen Diensten und ihren MitarbeiterInnen geprägt. Damit die Einteilung reibungslos klappt, können die DienstleiterInnen ihre Einteilungen selber vornehmen. kOOL fügt aus den einzelnen Eingaben den Einsatzplan zusammen. Regelämssig erhält jede/r MitarbeiterIn einen persönlichen Dienstplan, aus welchem alle Einteilungen ersichtlich sind.

Vor der Einteilung kann der Dienstleiter seinen Mitarbeitern eine Konsensus-Umfrage schicken, bei der alle angeben können, an welchen Terminen für sie ein Einsatz möglich ist (ähnlich einer Doodle-Umfrage).

Features

  • Beliebige Dienste verwalten (Technik, Predigt, Kinderdienst, usw.)
  • Dienste für Termine und ganze Wochen (Amtswochen)
  • Dezentrale Erfassung der Diensteinteilung durch Dienstverantwortliche
  • Verschiedene Dienste für verschiedene Anlässe
  • Verschiedene Zeiträume (Tag, Woche, Monat, 2 Monate, Halbjahr, etc)
  • Export des Dienstplanes als Excel und PDF
  • Persönlicher E-Mail-Versand von Dienstplan an alle Diensthabenden mit Attachement
  • Serienbrief oder Etiketten für Leute ohne E-Mailadresse
  • Adressfilter nach eingeteilten MitarbeiterInnen
  • Konsensus: Einteilung planen ähnlich wie mit Doodle

Rechnungen - Kreditorenverwaltung

Rechnungen - Kreditorenverwaltung

Rechnungs-Liste
Neues Dossier erstellen
Übersicht über automatisch verbuchte Zahlungseingänge

Sie organisieren einen Anlass, zu dem sich Personen über die Website anmelden können. Die Adressen inkl. Zusatzoptionen wie Essen, Übernachtungen etc. sind in der Adressverwaltung gespeichert.

Mit dem Rechnungsmodul erstellen Sie vollautomatisch persönliche Rechnungen für alle TeilnehmerInnen. Ein Einzahlungsschein wird automatisch mitgedruckt und wenn Sie mit orangen arbeiten, werden die Zahlungseingänge vollautomatisch in kOOL verbucht.

Weiter können Sie Spendenbriefe über kOOL verschicken. Die Einzahlungen mit orangen Einzahlungsscheinen werden vollautomatisch in kOOL eingelesen und dort als Spenden verbucht.

Features

  • Artikel werden gemäss Angaben in der Adressverwaltung zugewiesen: Beliebige Kriterien möglich: Alter, Anmeldeoptionen, Mitgliedstatus etc.
  • Zeitabhängige Preise für Artikel - Stichwort "Early Bird"
  • Organisation der Rechnungen in Dossiers und Dossiergruppen
  • Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen
  • Einfaches Mahnwesen
  • Integration in CRM-Modul: Rechnungen und Zahlungen als Kontakteinträge
  • Verbuchung der Zahlungseingänge als Spenden

Präsenzlisten

Präsenzlisten

Präsenzen erfassen
PDF-Export
Neue Präsenzliste erstellen

Mit einer Präsenzliste kann die Anwesenheit von Personen festgehalten werden, z.B. eines Kleingruppen-Treffens, dem Kinderdienst oder einem Kurs. Eine Präsenzliste ist definiert durch eine Reihe Termine und eine Gruppe von Teilnehmern. Die Anwesenheit jeder Person an jedem Termin kann erfasst und später als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden. Es ist auch möglich, vorgängig eine leere Präsenzliste als PDF zu erstellen, um die Anwesenheiten manuell einzutragen.

Features

  • Termine können von einer Termingruppe stammen, kontinuierlich an gewissen Wochentagen automatisch generiert oder manuell definiert werden
  • Adressen von Kleingruppen, Gruppenmitgliedern oder gemäss einer Filtervorlage
  • Einfache Erfassung der Anwesenheit mittels ja/nein oder durch Eingabe eines freien Textes (z.B. "entschuldigt", "krank", "2h" usw.)
  • Direkte Erstellung und Bearbeitung der Präsenzlisten aus dem Kleingruppen- und Gruppen-Modul
  • Präsenzlisten in Gruppen zusammenfassen für bessere Übersicht
  • Export einzelner Präsenzlisten für frei definierbaren Zeitraum
  • Export als Excel- oder PDF-Datei
  • Mehrfachexport für mehrere Präsenzlisten - zusammengefasst in einer ZIP-Datei
  • Personen einzeln oder zusammengefasst in Familien exportieren
  • Beliebige Adressspalten pro Person im Export anzeigen

Spendenverwaltung

Spendenverwaltung

Spenden-Liste
Jahres-Statistik
Neue Spende erfassen

Für die Adressen, die in kOOL verwaltet werden, können Spenden erfasst werden. kOOL ist kein Ersatz für eine Buchhaltung, kann aber z.B. dazu verwendet werden, die einzelnen Spenden zu erfassen und monatlich eine Sammelbuchung in der Buchhaltung zu machen.

Ende Jahr können per Knopfdruck die nötigen Angaben exportiert werden, um Spendenverdankungen als Serienbrief zu erstellen.

Features

  • Spenden auf beliebigen Konten verwalten
  • Wiederholte Spenden mit manueller Freigabe
  • Filterung nach Zeitraum, Spender, Betrag usw.
  • Tabellarische und grafische Statistiken
  • XLS-Export für Spenden-Verdankungen
  • Spenden zusammenführen

Gruppen E-Mails

Gruppen E-Mails

E-Mail Adresse für eine Gruppe definieren
Bestätigungs-E-Mail

Das Gruppen E-Mail Modul bietet den komfortablen und einfachen Versand von E-Mails an mehrere Empfänger. Die Mitglieder einer Gruppe oder Kleingruppe aus kOOL oder auch die Adressen in "Meine Liste" können direkt über E-Mail Adressen nach dem Muster XY@kool.gemeinde.ch addressiert werden.

Ein E-Mail, das an eine solche Adresse geschickt wird, wird von kOOL verarbeitet und an alle zu diesem Zeitpunkt dieser Gruppe zugewiesenen Adressen verschickt. Der Versand der E-Mails erfolgt ganz einfach über Ihr Mailprogramm. Sie erhalten ein Bestätigungs E-Mail, damit Missbrauch und Versehen ausgeschlossen werden.

Features

  • Dynamische Empfänger: Gruppen/Rollen, Kleingruppen, "Meine Liste", Filtervorlagen
  • Einfach zu merkende E-Mail Adressen selber definieren, z.B. "meinegruppe@kool.gemeinde.ch"
  • Sicherer Autorisierungsprozess über Bestätigungs-E-Mail
  • Platzhalter für persönliche E-Mails (z.B. Anrede)
  • Feine Verteilung von Berechtigungen in drei Stufen: kOOL-Logins, Gruppen-Mitglieder, Externe
  • Individuelle Adressierung an Empfänger oder an ganze Gruppe
  • Antwort an Absender oder an ganze Gruppe